Usuarios Toku 

I. ¿Cómo crear un nuevo usuario? 

Para invitar a un nuevo usuario al Backoffice de Toku, solo debes seguir unos pocos pasos: 

1. Inicia sesión en el Backoffice de Toku con una cuenta que tenga permisos de Administrador.
2. En el menú lateral, selecciona “Ajustes” → “Gestión de usuario”.
3. Haz click en el botón “Invitar nuevo usuario” ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
4. En el formulario que aparecerá, completa los siguientes campos:
   
   • Email del nuevo usuario 
   • Rol que tendrá (Medios de Pago, Admin, Lectura, Formulario)
   • Cuenta a la cual tendrá acceso el nuevo usuario. En caso de que deba tener acceso a todas las cuentas, deberás marcar la casilla “Dar acceso a todas las cuentas”Verifica que toda la información esté correcta y luego seleccionar “Invitar”.

   • Verifica que toda la información esté correcta y luego seleccionar “Invitar”.

5. El usuario recibirá un correo con un link/enlace para activar su cuenta.
   • Es posible que el usuario no haya recibido el correo para la activación, en estos casos:
     1. Debe de verificar su carpeta de Spam
     2. Si no se encuentra en Spam, pedir asistencia al canal de ayuda de Toku
        
        
6. Cuando el usuario haga click en el enlace, deberá definir su propia contraseña y finalizar su registro.
   
   
7. Una vez activada la cuenta, puedes volver a Ajustes → Gestión de usuarios para confirmar que aparezca en la lista con el rol asignado.
   
   
8. Si es necesario cambiar permisos más adelante, haz click en los tres puntos a mano derecha del usuario correspondiente y selecciona “Editar”, luego ajusta el rol y guarda los cambios.

II. Estados de los usuarios

Los usuarios pueden tener dos estados: 

1. Activo: Indica que el usuario ya creó su cuenta y puede ingresar correctamente al Backoffice según los permisos asignados.
2. Expirado: La invitación no fue aceptada a tiempo y dejó de ser válida. Para gestionarlo, puedes:

1. 1. Reenviar invitación: selecciona los tres puntitos a la derecha del usuario y luego “Reenviar invitación”
   2. Eliminar: selecciona “Eliminar” en los tres puntitos para borrar la invitación y generar una nueva desde cero.

III. ¿Qué tipo de roles existen y cuáles son sus funcionalidades? 

Admin: Es el rol con mayor nivel de permisos dentro del Backoffice de Toku. Este rol tiene acceso a todos los módulos y configuraciones, sin restricciones. Dentro de sus funcionalidades se encuentra: 

• Crear e invitar nuevos usuarios.
• Gestionar toda la configuración general de la organización.
• Visualizar toda la información de la organización en el Backoffice.
• Crear, editar y eliminar datos dentro de los distintos módulos.
• Descargar Reportes 

Medios de Pago: Este rol permite a los usuarios descargar el Reporte de Medios de Pago y gestionar la inscripción de medios de pagos automáticos. Sin embargo, no tiene permisos para eliminar medios de pago.

Lectura: Está diseñado para usuarios que necesitan consultar información dentro del Backoffice, pero sin realizar cambios. Este rol es totalmente pasivo y no permite acciones que modifiquen, creen o eliminen datos, sólo puede visualizar la información en los distintos módulos.

Formulario: Permite acceder exclusivamente a los formularios habilitados dentro del Backoffice, sin exponer datos sensibles ni información operativa.

Si bien existen los roles indicados con sus distintas propiedades, es posible configurar permisos específicos para ciertas secciones del Backoffice. Se pueden crear roles que tengan 4 tipos de permiso: oculto, lectura, edición o eliminación, aplicados únicamente a los módulos que se definan. Para solicitar este tipo de configuración personalizada, debe coordinarse directamente con el ingeniero de operaciones responsable.

IV. ¿Tengo problemas con mi contraseña, qué puedo hacer?

Si no recuerdas tu contraseña o no puedes acceder a tu cuenta, sigue estos pasos:

1. Ingresa a la página de inicio de sesión de Toku: https://app.trytoku.com/
   
   
2. Haz clic en “¿Olvidaste la contraseña?”.
   
   
3. Se abrirá una nueva pestaña donde deberás ingresar tu dirección de correo electrónico.
   
   
4. Si existe una cuenta asociada a ese correo, enviaremos un email con las instrucciones para restablecer tu contraseña.

Te recomendamos revisar también la carpeta de Spam o Correo no deseado, por si el mensaje se filtra ahí.

En caso de que no recibas el correo o tengas algún problema al momento de crear la nueva contraseña, por favor escríbenos a:

• ayuda@trytoku.com
• ayudamx@trytoku.com

V. ¿Cómo cambio mi contraseña si no la he olvidado?

Si quieres cambiar tu contraseña, pero aún puedes acceder a tu cuenta, sigue estos pasos:

• Inicia sesión en el Backoffice de Toku.
• Selecciona “Ajustes” > “Usuario”.
• Haz click en el botón “Cambiar contraseña”.
• Se te solicitará ingresar tu contraseña actual. Luego, escribe tu nueva contraseña y repítela para confirmarla.
• Guarda los cambios para que el nuevo acceso quede actualizado.

Tu contraseña se actualizará de inmediato y, desde ese momento, deberás usar la nueva para ingresar.